Przejmowanie nieruchomości w zarząd / administrowanie

  • przekazanie dokumentacji i pozostałego majątku ruchomego – polega na przyjęciu wszystkich dokumentów stanowiących własność Wspólnoty, w tym: odpisy z ksiąg wieczystych, zaświadczenia o nadaniu numeru NIP i REGON, polisa ubezpieczeniowa, umowy, uchwały, wykaz właścicieli i ich udziałów w nieruchomości wspólnej, teczki poszczególnych lokali, korespondencja, projekty architektoniczno-budowlane, dokumentacja wykonawcza i powykonawcza, książka obiektu budowlanego, pozwolenie na użytkowanie, protokoły z przeglądów okresowych, ekspertyzy, dokumentacja techniczno-ruchowa, instrukcje obsługi, gwarancje, książka prac konserwacyjnych, lista haseł do chronionych systemów, dokumenty księgowe, stan i obroty poszczególnych kont księgowych, dokumenty podatkowe oraz wszelką pozostałą dokumentację, pieczęć, wyposażenie biura, klucze do pomieszczeń wspólnych i inny majątek ruchomy.
  • określenie stanu nieruchomości – polega na przeglądzie aktualnego stanu części wspólnych nieruchomości. Dotyczy to gruntu, budynków i budowli, instalacji i urządzeń technicznych, sposobu wykorzystania części wspólnych, wskazań urządzeń pomiarowych. 
  • zestawienie zadań w trakcie realizacji – należy zidentyfikować i spisać wszystkie rozpoczęte i niezakończone przez poprzedniego zarządcę zadania aby zachować ciągłość obsługi.
  • zawiadomienie o zmianie zarządcy – należy poinformować właścicieli, mieszkańców oraz dostawców usług o zmianie zarządcy. W zawiadomieniu powinny znaleźć się informacje dotyczące: nowej firmy, osoby zarządcy lub administratora, danych kontaktowych, okresu od kiedy zmiana wchodzi w życie.
  • ocena przekazanego majątku – ostatnim krokiem jest ocena kompletności przekazanej dokumentacji oraz pozostałego majątku ruchomego. Analizuje się także stan realizacji planu gospodarczego oraz ostatnio podjętych uchwał przez właścicieli. Czynności podejmowane na tym etapie mogą być dość czasochłonne, stąd na ich wyniki należy przewidzieć około 30 dni.

 Z wszystkich czynności należy sporządzić protokół zawierający wykaz wszystkich odebranych dokumentów oraz pozostałego majątku, opis stanu nieruchomości wraz z dokumentacją fotograficzną, zestawienie zadań w toku.